DBC Ballerups bestyrelsesmøde referater

Bestyrelsesreferater:
Bestyrelsesmøde 22. maj 2024
Bestyrelsesmøde 15. august 2024 

Generalforsamlingsreferater: 
Generalforsamlingen 2024 
Generalforsamlingen 2023 

Hent vedtægterne i pdf.fil

DBC Ballerup – Vedtægter
§ 1. Navn og hjemsted

• Stk. 1. Clubbens navn er DBC Ballerup
• – en fusion pr. 1. maj 2022 mellem Dansk Bicycle Club ( stiftet 7. maj 1881 ) og Dansk Cykle Ring Ballerup ( stiftet 10. december 1890 )
• Stk. 2. Er hjemmehørende i Ballerup Kommune.

§ 2. Formål og formue

• Stk. 1. Clubbens formål er: fremme af cykelsporten i Danmark.
• Stk. 2. Clubbens formue skal altid og udelukkende tjene til fremme af clubbens ovennævnte formål og kan ingen sinde, ej heller i tilfælde af clubbens opløsning eller sammensmeltning med anden klub, under nogen form fordeles mellem medlemmerne.

§ 3. Medlemmer

• Stk. 1. Som medlem kan optages enhver, der skriftligt anmoder herom
• Stk. 2. Optagelsen godkendes af bestyrelsen.

Stemmeret om aktiver

• Stk. 3. Ny indtrædende medlemmer har ikke stemmeret vedrørende clubbens aktiver, før de har været medlemmer i 3 på hinanden følgende år.

§ 4 Kontingent

• Stk. 1. Generalforsamlingen fastsætter hvert år kontingentsatserne for det næstfølgende år.
• Stk. 2. Kontingentet forfalder til betaling hver den 1. september.
• Stk. 3. Medlemmer, der i 2020 er fyldt 67 år og har været medlem i 5 år i træk samt ikke deltager i clubbens cykeltræning på bane eller landevej, betaler et kontingent til en reduceret pris. Fra år 2021 vil ikke yderligere medlemmer kunne opnå denne reducerede pris. 
• Stk. 4. Når særlige grunde taler herfor, kan bestyrelsen fritage et medlem for at betale kontingent.

Æresmedlemmer

• Stk. 5. Æresmedlemmer kan udnævnes af en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling efter forslag fra bestyrelsen.

§ 5 Udtræden af clubben

• Stk. 1. Udmeldelse af clubben skal ske skriftligt med mindst 14 dages varsel til en 1. juli.

Udelukkelse af medlemmer

• Stk. 2. Bestyrelsen kan udelukke et medlem, der modarbejder clubbens interesser eller skader dens anseelse.
• Stk. 3. Meddelelse om udelukkelse skal bekendtgøres på førstkommende generalforsamling.
• Stk. 4. Udelukkelsen kan inden 4 uger efter meddelelsen herom indankes for en ekstraordinær generalforsamling, der skal indkaldes af bestyrelsen, såfremt 10 stemmeberettigede medlemmer anmoder skriftlig herom. På denne generalforsamling har den pågældende adgang til at redegøre for sit standpunkt.
• Stk. 5. Generalforsamlingen afgør ved almindelig stemmeflerhed endeligt, om udelukkelsen skal opretholdes.

Betaling af kontingent

• Stk. 6. Såfremt medlemskontingentet ikke er betalt inden 3 måneder efter forfaldstiden, skal der gives det pågældende medlem en frist på 14 dage til at betale restancen. Såfremt kontingentet ikke er betalt inden udløbet af denne frist, bortfalder medlemsrettighederne, indtil kontingentet er betalt. Såfremt kontingentet ikke er betalt inden regnskabsårets udgang, bortfalder medlemskabet.

§ 6 Generalforsamling

• Stk. 1. Clubbens generalforsamling er den højeste myndighed i alle clubbens forhold.
• Stk. 2. Clubbens generalforsamling afholdes i Storkøbenhavn.
• Stk. 3. Den ordinære generalforsamling skal afholdes inden 31. oktober.
• Stk. 4. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det formålstjenligt, eller når 20 stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom med angivelse af forhandlingsemnerne samt de i § 5 nævnte tilfælde.
• Stk. 5. Den ekstraordinære generalforsamling skal i så tilfælde indkaldes inden 3 uger efter begæringens modtagelse.

Indkaldelse til generalforsamlinger

• Stk. 6. Generalforsamlingen indkaldes ved skriftlig meddelelse til medlemmerne med 14 dages varsel for den ordinære generalforsamling og 8 dages varsel for den ekstraordinære generalforsamlings vedkommende. Hvis der på de ekstraordinære generalforsamlinger skal behandles forslag til lovændringer, er varslet dog 14 dage.
• Stk. 7. Kun bestyrelsen kan fremsætte forslag til lovændringer på ekstraordinære generalforsamlinger.
• Stk. 8. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for generalforsamlingen og de foreliggende forslag.
• Stk. 9. Medlemmers forslag til lovændring(er), der berører clubbens formue, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde inden 1. september. Andre forslag skal være bestyrelsen i hænde 8 dage inden den ordinære generalforsamling.

§ 7 Stemmeret på generalforsamling

• Stk. 1. Stemmeret på generalforsamlingen har medlemmer, som ikke er i kontingentrestance, er fyldt 18 år og som er blevet medlem mindst 3 måneder før generalforsamlingens afholdelse jf. dog § 3 om clubbens aktiver.
• Stk. 2. Stemmeretten kan kun udøves ved personlig tilstedeværelse.

§ 8 Dirigent og afstemninger

• Stk. 1. Generalforsamlingen vælger ved simpel stemmeflerhed en dirigent, der leder forhandlingerne i overensstemmelse med clubbens love.
• Stk. 2. Afstemning sker ved håndsoprækning, medmindre generalforsamlingen eller dirigenten vælger en anden afstemningsmåde.

Valg af bestyrelsesmedlemmer og kritisk revision

• Stk. 3. Valg af bestyrelsesmedlemmer og kritisk revisor skal fremsættes fra talerstolen.
• Stk. 4. Såfremt der foreligger mere end 1 forslag til de respektive poster, skal afstemning foregå skriftlig.

Referat

• Stk. 5. Over det på en generalforsamling passerede skrives et referat, der underskrives af dirigenten og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.
• Stk. 6. Referatet er tilgængeligt for medlemmerne.

§ 9 Ordinær generalforsamling

• Stk. 1. På den ordinære generalforsamling skal foretages følgende:
• 1. Valg af dirigent
• 2. Formandens beretning om clubbens virksomhed i det forløbne år
• 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab og de kritiske revisorers beretning
• 4. Fremlæggelse af næste års budget til orientering
• 5. Fastsættelse af det næstfølgende års kontingenter
• 6. Behandling af indkomne forslag
• 7. Valg af bestyrelse og udvalgsmedlemmer
• 8. Valg af intern kritisk revisor og -suppleant
• 9. Eventuelt

§ 10 Årsberetning

• Stk. 1. Senest 8 dage før den ordinære generalforsamling skal bestyrelsen offentliggøre årsberetningen på clubbens website indeholdende:
• a. Bestyrelsens oversigt – ved de respektive bestyrelsesmedlemmer – over clubbens virksomhed i det forløbne år.
• b. Regnskabet for det forløbne år
• c. Clubbens status
• d. Beretning fra den kritiske revision
• e. Fortegnelse over medlemmerne

§ 11 Generalforsamlingsbeslutninger

• Stk. 1. De på generalforsamlingerne behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed.

Lovændringer

• Stk. 2. Til vedtagelse af lovændringer udkræves, at vedtagelsen sker med mindst 2/3 af de afgivne stemmer.
• Stk. 3. Til vedtagelse af ændringer i lovenes § 1, 2 og 3 udkræves, at mindst 3/4 af clubbens stemmeberettigede medlemmer stemmer for ændringerne. Samme majoritet kræves til ændring af denne bestemmelse.
• Stk. 4. Vedtagelse af clubbens opløsning eller sammenslutning med en anden organisation kan kun ske, når mindst 3/4 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede, og når mindst 2/3 heraf stemmer for forslaget.
• Stk. 5. På den generalforsamling, hvor clubbens opløsning eller sammenslutning med en anden organisation vedtages, træffes samtidig bestemmelse med hensyn til anvendelse af clubbens formue, dog under behørig iagttagelse af bestemmelserne i clubbens love, særlig § 2 og 3.
• Stk. 6. Såfremt der på en generalforsamling fremlægges forslag, der skal besluttes i henhold til § 11 stk. 3 og 4, men hvor fremmødet ikke repræsenterer 3/4 af clubbens stemmeberettigede, kan forslaget – såfremt det godkendes med 2/3 af de fremmødte – foranledige indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslaget fremlægges og her kan vedtages med 2/3 flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede.

§ 12 stk Bestyrelsens sammensætning og funktion

• • Stk. 1. Clubben ledes af en bestyrelse på 10 medlemmer bestående af:
  • Formand
  • Næstformand
  • Kasserer
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem

  Valgbarhed

  • Stk. 2.
  • Valgbare til bestyrelsen er alle medlemmer, der er fyldt 18 år.
  • Stk. 3. På generalforsamlinger i ulige år vælges for 2 år:
  • Formand
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • Stk. 4. På generalforsamlinger i lige år vælges for 2 år:
  • Næstformand
  • Kasserer
  • 1 bestyrelsesmedlem
  • 1 bestyrelsesmedlem 
  • 1 bestyrelsesmedlem 
    – der skal altså vælges 4 menige bestyrelsesmedlemmer i ulige år og 3 menige bestyrelsesmedlemmer i lige årstal. 

  —

Valg af rytterrepræsentant

• Stk. 5. Rytterrepræsentanten vælges af og blandt de aktive for to år ad gangen på ryttermøde forud for generalforsamlingen. Rytterrepræsentanten indkaldes til alle bestyrelsesmøder og har tale- og stemmeret – dog ikke i økonomiske anliggender.

  Forretningsorden

• Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
• Stk. 7. Ved opstået vakance supplerer bestyrelsen sig selv til den ordinære generalforsamling.

Økonomiudvalg

• Stk. 8. Bestyrelsen nedsætter blandt sine medlemmer et økonomiudvalg bestående af formanden, kassereren og yderligere et bestyrelsesmedlem.
• Stk. 9. Ingen af bestyrelsens medlemmer må være økonomisk interesseret i leverancer til clubben.
• Stk. 10. Bestyrelsen får dækket omkostninger i forbindelse med bestyrelsesarbejdet.

Bestyrelsesmøder

• Stk. 11. Bestyrelsesmøder afholdes efter tilsigelse af formanden, eller når 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.

Beslutningdygtighed

• Stk. 12. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 bestyrelsesmedlemmer er til stede, og når samtlige bestyrelsesmedlemmer er behørigt indkaldt.
• Stk. 13. Afgørelser træffes med stemmeflerhed. Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt.

Referat over møder

• Stk. 14. Over det på bestyrelsesmøderne passerede skrives et referat, der underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, som var til stede på det pågældende møde.

§ 12 A Børneudvalg

• Udvalget varetager de sportslige børneaktiviteter under ansvar over for bestyrelsen og efter godkendt budget. Udvalget består af 2-5 medlemmer, der udpeges af bestyrelsen for 1 år ad gangen og der orienteres herom på generalforsamlingen.

§ 12 B   Landevejsudvalg/DBCT

Landevejsudvalget består af 6 medlemmer, hvoraf 2 medlemmer er udpeget af og blandt de tidligere pr. overgangsdatoen registrerede DBCT medlemmer, 2 medlemmer udpeges af damelandevejsholdet, og 2 medlemmer udpeges af DBCs bestyrelse. De fra hver gruppe udpegede medlemmer udpeges for 2 år ad gangen – 1 person i henholdsvis lige og ulige årstal. Der orienteres om de udpegede udvalgsmedlemmers navne på DBCs generalforsamling. Såfremt det ikke er muligt for DBCT eller damelandevejsholdet at finde personer, der ønsker at blive udpeget til udvalget, vil DBCs bestyrelse udpege disse udvalgsmedlemmer fra clubbens medlemsgruppe. Landevejsudvalget konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer, og udvalget råder over egen kassebeholdning, hvor startkapitalen er den egenkapital, som DBCT medbringer. Landevejsudvalget kan ansøge om tilskud til aktiviteter via DBCs normale system, og landevejsudvalget kan skaffe sig egne indtægter fra bl.a. mindre løb for medlemmerne. Evt. ønske om større events skal ske i samarbejde med DBCs bestyrelse, der i så tilfælde står for økonomien. Landevejsudvalget/DBCT skal aflægge et regnskab, der skal godkendes som en del af det samlede DBC-regnskab.

§ 13 Tegningsregler

• Stk. 1. Clubben tegnes af formanden eller næstformanden i forening med tre andre bestyrelsesmedlemmer. Der gælder særlige regler for afhændelse af aktiver, se § 17.
• Stk. 2. Til køb, afhændelse og pantsætning af fast ejendom kræves dog forudgående vedtagelse på en generalforsamling.
• Stk. 3. Til formål uden for clubbens normale sportslige drift, der medfører anvendelse af større beløb end 100.000 kr., kræves ligeledes forudgående vedtagelse på en generalforsamling.

§ 14 Ansættelse af personale

• Stk. 1. Bestyrelsen ansætter det nødvendige personale til clubbens drift. Ingen kontraktansat må være økonomisk interesseret i leverancer til clubben.

§ 15 Regnskabsår og -aflæggelse

• Stk. 1. Clubbens regnskabsår er fra 1. juli til 30. juni.
• Stk. 2. Årsregnskabet opgøres under omhyggelig hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser og under foretagelse af nødvendige og forsvarlige afskrivninger.
• Stk. 3. Årsregnskabet afsluttes snarest muligt efter regnskabsårets udløb.
• Stk. 4. Bestyrelsen foranlediger derefter, at revisionen snarest afsluttes af en registreret revisor og de kritiske revisorer.

§ 16 Bestyrelsens gennemgang af regnskabet

• Stk. 1. Bestyrelsen skal gennemgå clubbens regnskaber, som forelægges af kassereren, og bestyrelsen skal herunder påse, at samtlige indtægter er indgået, og at ingen udgift er afholdt uden fornøden hjemmel.
• Stk. 2. Kassereren skal mindst fem gange i regnskabsårets løb over for bestyrelsen fremlægge en regnskabsbalance.
• Stk. 3. Normale løbende driftsudgifter skal – i det omfang den registrerede revisor måtte forlange det – være attesteret af det bestyrelsesmedlem, under hvis område udgiften henhører.
• Stk. 4. Alle øvrige udgifter skal vedtages i et bestyrelsesmøde, eventuelt på en generalforsamling, og skal forinden udbetalingen attesteres af formanden og det pågældende bestyrelsesmedlem, som har ført tilsyn med udførelsen af den vedtagne beslutning.

§ 17 Aktiver

• Stk. 1. Den del af clubbens formue, som ikke er anbragt i fast ejendom og som ikke er nødvendig til driften, skal til enhver tid være anbragt i en eller flere banker og/eller sparekasser eller i børsnoterede kreditforeninger-, hypotekforenings-, stats- eller kommuneobligationer.
• Stk. 2. Enhver sådan anbringelse kræ-ver vedtagelse på lovligt bestyrelses-møde, ligesom enhver ophævelse kræver underskrift af formanden, næstformanden, kassereren og yderligere 1 bestyrelsesmedlem.
• Stk. 3. Alle aktiver skal lyde på clubbens navn og i det omfang, det er muligt, noteres på clubbens navn.

§ 18 Registreret revisor

• Stk. 1. Revisionen af clubbens regnskaber foretages af den registrerede revisor, der vælges af bestyrelsen, og den kritiske revision for 1 år ad gangen.

Kritiske revisorer

• Stk. 2. Clubbens regnskaber gennemgås endvidere af to kritiske revisorer, der vælges for 2 år ad gangen, således at de afgår skiftevis jf. § 8 og 9.
• Stk. 3. Det er de kritiske revisorers opgave at undersøge forsvarligheden og hensigtsmæssigheden af de foretagne dispositioner.
• Stk. 4. De kritiske revisorer har til udførelsen af deres hverv adgang til alle dokumenter og bilag samt til enhver oplysning, alt efter revisionens skøn.
• Stk. 5. Hver gang de kritiske revisorer har foretaget revision, skal de indføre beretning herom i en revisionsprotokol. Denne fremlæggelse på det første derefter stedfindende bestyrelsesmøde og de tilstedeværende medlemmer af bestyrelsen skal med deres underskrift bekræfte, at de er gjort bekendt med indholdet.
• Stk. 6. Efter regnskabernes afslutning afgiver de kritiske revisorer en beretning om årsregnskabet jf. § 9, der forelægges den ordinære generalforsamling.

§ 19 Officials

• Stk. 1. Bestyrelsen vælger 1 official-ansvarlig, der sammen med DCU’s kommissærudvalg/DCU Distrikt Sjæl-lands Kommissærudvalg vælger officials for sæsonen.

§ 20 Klubbens tilknytning til andre organisationer.

• Stk. 1. DBC Ballerup er medlem af Danmarks Cykle Union.

DBCs love er senest revideret på den ordinære generalforsamling den 6. oktober 2020 samt ved de ekstra ordinere generalforsamlinger  den 16. marts 2022 og den 6. april 2022